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FB公司存货内部控制现状与问题分析

时间:2017-04-07 来源:未知 作者:傻傻地鱼 本文字数:6426字

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  第三章 FB 公司存货内部控制现状与问题分析

  3.1FB 公司基本情况。

  3.1.1FB 公司简介。

  FB 公司是一家以生产汽车悬架系统为主的制造企业,主要为国内各大整车主机厂提供汽车配套的零件,配合研发设计及售后服务等。其中一汽大众、一汽轿车、天津丰田、长城、江淮汽车等是企业长年的稳定客户。但随着汽车行业的高度饱和以及国外零部件企业的进入,外部竞争趋于白热化,FB 公司的经营效益近几年也由过去的持续走高逐渐趋于平稳。FB 公司的产品种类繁多,高达上百种的产品线给公司的存货管理带来很大的难度。公司除了本地的成品库,零件库和新产品库,在天津、合肥等地都有对应可装配的库房存在。企业虽然采用了MRP II 与 JIT 相结合的方法来进行生产管理,但是由于种类繁多,仓储与物流成本一直非常高。现企业已经成立内部审计小组,对未来的存货内部控制问题开始具体的调查和改善。

  3.1.2 企业组织治理层结构图。

  3.1.3 FB 公司存货收发存流程。

  FB 公司的存货流转过程涉及销售部、采购部、生产部、质保部以及物流部。

  首先生产管理部门根据销售部下发的销售订单制定生产计划以及物料需求清单;随后采购部门根据生产下发的物料需求订单进行原材料、外协件以及辅助材料与包装的采购;采购的原材料、毛坯到货后,根据供货清单和入库单由库房及质保部进行验收,质检合格后由库房办理材料入库手续并进行台账登记,在 ERP 系统上进行入库输入。由生产车间按照生产计划组织生产,产成品生产包装完毕后由质保部进行检验,检验合格后由库房办理成品出库手续和台账登记并做好成品的防护包装工作,生产部接到销售部的发货通知后,库房根据相关发货单据按期量供货。

  3.1.4 FB 公司存货管理相关人员岗位职责说明。

  1.存货计划员。

  一是开展生产计划编制工作,包括根据董事会销售计划制定年生产计划、年库存计划讨论会、月滚动计划。根据月滚动计划制定当月日生产计划。每月初召开计划讨论会。二是统计总结工作,统计日完成数量,废品数量,停台时间以及计划变更原因。月度方面统计月生产完成统计,月库存情况,库存增减情况及原因。月工时完成、投入及每件工时的消耗。给集团提供产成品库存结构分析。

  2.存货采购员。

  按照生产计划制作采购订单,并组织组织生产物资到货,保证生产顺利实施,组织供应商进行 VA/VE 活动,降低采购成本,管理三方物流仓库的物资,控制库存,督促、协调物资的按时到达,管理供应商。

  3.存货验收员。

  存货验收人员要根据供货清单、采购合同副本,正确验明来货的品名、规格、型号、数量等。经验收人员和质保部同时验收准确后签字并发出门证,交给收货人员入库,并做好验收台账记录。如经验收发现来货的品名、规格、型号、数量等与来货凭证、样品或合同副本上的内容不符,须拒收,并陈诉仓库主管处理4.库管员。

  负责根据销售的发运单进行出库发货,发货时保证先进先出,并核对品种和数量。并将入库出口单据及时记录在 ERP 系统里。库存产品超过 6 个月没有发出,通知班长安排检查是否有产品失效情况发生。在库房内做好日常的 5S 工作,保证货物摆放整齐,先发的货摆在外边。保证货位卡与实物相符。配合内部审计小组和班长做好月末盘点工作。

  5.库房班长。

  负责班组的安全生产管理和发货评审管理,每日现场进行 5S 管理,检查 4次垛放,器具摆放是否合理,是否清洁,破损,垛放是否存在安全隐患。对工艺纪律进行检查与管理。每月末配合审计小组进行库存盘点。

  6.存货 ERP 系统记账员。

  根据销售的发运单,采购的入库单,发货时的出库单,以及生产时的领料单等经审批的正规单据进行数据录入,做到账实相符,实时更新。按月与财务部门的存货核算人员进行对账。

  3.2FB 公司存货在内部控制环境中存在的问题分析。

  3.2.1 内部审计存货监管职责发挥不到位。

  单位的生产管理部和物流部是存货管理的监管实施部门,其中设有组长和库房班长对存货进行每日清点,每月盘点以及年度计划等等。但是监管职责仅限于部门内部,会因为部门内部工作量大,急于生产和发货,满足顾客要求而忽视每日的监督管理,这样就需要本部门之外的特设内部审计组来及时进行监督以保证存货的真实性完整性,防止因为监管不到位而影响公司的经济效益。本企业内部审计部门的权力覆盖范围不足以保证每日每月的存货盘点按时按质完成,后续的追查能力偏弱。

  3.2.2 看板管理人员权责制度不完善。

  看板管理是指为了达到准时生产方式(JIT)控制现场生产流程的一种管理工具。 准时生产方式的看板核心传达信息:"何物,何时,生产多少数量,以何方式生产、搬运".JIT 是以看板作为信息传递的载体,将信息从最后一道工序向上一道工序进行传递。没有看板,JIT 是无法进行的,因此,看板管理是控制库存极为有效的手段。看板调动了车间生产的各个环节,防止各生产单元的孤立生产,建立了能够自我循环、自我调节的拉动式生产管理体系。达到了生产从工序到工人之间的全面协同。

  但企业内部的看板管理执行起来并不理想,据统计,企业里专门监督看板管理的监管人员只有 2 人,而现场的看板却高达几十个,一是容易出现破损维护不及时,二是仅仅关注工序管理看板,对品质看板,设备机械看板的更新不及时也没有专门的人员进行维护。三是由于生产过程中出现废品,废品数量的记录不及时也无法及时入账,导致实际收容数与看板规定收容数不符的现象。

  通过看板,生产现场管理人员可以直接掌握生产进度、质量、在产品数量、员工绩效等现状,为企业经营、管控和决策提供直接依据。通过绩效看板,生产现场的工作业绩一目了然,使得对生产的绩效考核公开化、透明化,同时也起到了激励先进、督促后进的作用。最重要的是提高了生产效率,产品整体制造周期大大缩短,在未增加额外投资的情况提高产能,及时满足顾客需求。

  3.3FB 公司存货在风险评估方面中存在的问题分析。

  3.3.1 缺乏专业性风险管理人才。

  随着科技发展;市场经济环境的改变,顾客的需求或预期改变;竞争者的变化;新的法律和行政命令的实施以及自然灾害,企业的风险是多种多样的,因此风险评估管理应该是持续不断的一个过程。而 FB 公司虽然有内设的审计小组,但是缺乏定期、持续不断的检查;最重要是审计组人员的培养计划方面投入较少,不能及时应对内外因素的变化。

  3.3.2 控制目标未随外部风险变动而及时调整。

  企业风险评估通常都是与控制目标联系在一起的。企业应根据随时变动的外部环境,识别潜在风险因素来调整自身的内控目标。其中外部风险包括:经济形势、产业形势、融资环境、市场竞争、资源供给、法律法规变动、技术进步以及工艺改进等等。但 FB 公司相关的销售研发采购人员没有积极的去根据外部风险来随时调整自己的计划。比如,根据销售人员可以进行市场调查,本季度对某类产品的需求量增加,这样需要及时的把市场信息汇报给生管部门和采购部门,修改生产目标,提高库存储备率;但 FB 公司因为内部沟通不畅,信息共享延迟,导致产能不足,无法第一时间适应市场变化,做出风险防控应对措施。再者,产品的销售具有市场季节性变化,常会在销售旺季存货不足,而在销售淡季存货过剩,但 FB 公司无法对存货销售的季节性变化做出快速反应导致产品生命周期变短,或存货积压或存货不足影响市场销售的状态。

  3.3.3 存货风险识别范围不全面。

  与存货相关的企业风险识别停留在企业内部的风险识别,例如:存货相关人员的权责分配,业务流程的规范,存货成本的控制等等。但缺少对外部风险的关注,例如:因为季节性原因导致的销售量的变化,国家对产业政策的改变对汽车市场的价格波动,外部竞争者的营销策略改变对企业的影响等等。风险识别范围不全面,造成巨大的存货外部风险对企业存货储备量的估算和价值估算都会产生不利影响。

  3.4 企业存货在控制活动中存在的问题分析。

  3.4.1 存货采购与验收环节出现的问题。

  1.采购人员对原材料市场的调查不够主动。

  采购人员没有定期根据市场变化做出价格分析,无法对供应商提出的价格波动做出最正确的判断,因此无法做到最低价购置最优质量的采购理念。究其原因是因为采购人员的专业素质不高,将工作重点放在完成生产任务,满足交货期;以及人手欠缺等问题上面。没有准确的市场价格调查,就会导致采购预算失效,与供应商谈价处于被动状态。

  2.企业现有供应商的整体水平偏低。

  企业现有的部分供应商规模小、实力弱、劳动生产率偏低,造成产品质量偏低而成本偏高,在市场上竞争力较差。与跨国汽车零部件企业巨头相比,在模块化制造、精益管理、成本控制等方面,尤其是产品研发与创新度等方面存在着很大差距,只能提供部分低端产品。产品质量方面欠缺检测专业设备的成本投入,反而导致后续本企业的验收难度加大,成本增高。除此之外,而长期合作的高品质供应商出现垄断现象,供应商相对比较强势,采购价格和交货期上面都不占优势。究其原因,企业供应商选择范围过窄,探索步伐缓慢,止步于现有范围,没有主动探索寻找新的供应商,同时也没有定期对不良信誉的供应商给予惩罚机制,合同中设立的惩罚机制不能真实有效的实施,与供应商的关系不能达到合作共赢程度。供应商信息库的更新不及时。

  3.存在供应商不按期交货的现象。

  除了并无相应的惩罚机制,同时也没有对于的激励刺激。企业现期没有一套行之有效的供应商激励政策,供应商与企业的关系还停留在被动地接受企业图纸和相关信息,并未参与到真正的设计中,这样无法调动其创作性和主动性。

  4.验收人员的清点力度不大。

  不能完全按着质量文件说明逐项进行验收检查。有时为了最快速度投入生产,按期交货,导致验收时仅对产品的数量型号进行确认,质量方面的把关力度不大,因此难以满足后续生产需求。究其原因,人手欠缺、存在互相推诿现象、以及自身专业水平有限,对原材料性能方面的把握欠缺。

  3.4.2 存货储存与清查出现的问题。

  1.存货储备量过多,导致库位空间不足。

  无法依据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数,导致库存积压变形影响产品质量,垛高超出标准无法安全合规的领用。因此,库管员要求增加外租仓库,以至于成本增加,给后续的领用和公司的财务状况都造成了相应的压力。

  2.定期盘点制度实施不到位。

  如果企业不定期严格实施盘点制度将可能导致存货出现账实不符现象,且不能及时发现,造成存货计价不准确。严重情况会影响发货周期,直接导致经济效益受损。企业目前的定期盘点制度不完善,365bet:有监督不严格,汇报不及时等问题。

  存货盘点作为企业的重大风险控制点必须严加控制。

  3.盘点人员的专业技术水平不够。

  目前存货盘点小组仅由库房管理员来进行工作,一般只清查存货数量和重量是否账实相符,更多重视财务方面的盘点、是否能做到账实相符。但缺乏专业技术人员对产成品及零件等存货的损毁生锈等技术层面做出正确的评估,可能造成已经不能满足生产需要,导致存货价值被高估现象,最终也会影响财务上面的资金价值真实性的体现。

  3.4.3 存货领用与发出出现的问题。

  1.领用原材料时,缺少技术部门对原材料消耗定额的核准。

  通常是项目工程师一人下发领料计划,缺少审核校对的技术人员,审核力度不大,导致因为领料过多或者过少影响后续生产和原材料浪费现象。例如领料过多,导致生产出多余产品,多余产品的仓储又没有良好的成本计算和保管,再次使用会出现时间过长,性能下降等情况,因此产生大量的产品堆积,企业成本增加。

  2.缺乏对辅助材料的明确。

  FB 公司对辅材的管理不够规范化,比如产品的包装不像产品本身有对相关质量的把关和验收。而是完全采购入库之后直接使用,缺少对辅材的专人验收人员和制度规定。其次,领取辅助材料时未使用连号领料单和进行审批控制,对辅助材料的领取同样存在未经授权审批就发出材料的问题。另外,各班组经常有辅助材料剩余情况,这些材料由车间自行保管,并未通知仓库。这样,辅助材料就很容易丢失、浪费和贪污,导致生产成本的虚增。

  3.库位规划不合理。

  其中货物并未使用以存货周转频率为基础的 ABC 分类原则的摆放方法,经常出现,频率高的货物存放在内侧,导致叉车取货不便,耽误发货时间降低管理效率。同时,先进先出法流于表面,无法按标准规范实施,出现账实不符的现象。

  检查人员的管理力度欠缺和专业水平不足也是库存规划不能满足企业现状的原因所在。

  3.4.4 存货成本核算方面出现的问题。

  1. 预算的编制不够真实准确。

  预算可以是一种定量计划,结合企业现有的资源水平,以生产经营目标及决策为基础,制定出一定时间内的资金投入,分配比例,它可以一通过货币形式来对产品项目的投入进行评价并反映企业经济效果。对于汽车零部件企业而言,市场竞争越激烈,价格风险越高,生产的波动越大,材料的不确定因素越多,涉及的部门越广,也就越离不开存货预算以及存货预算管理。FB 公司第一,对于预算工作的重视程度不足。企业应加大投入财力、人力、物力,同时根据市场信息及时准确的变更预算方案。第二,没有统一专业的预算方法并建立健全的管理体系。预算的方法有增量预算和零基预算两种,企业首先明确采取哪一种预算方式,现在仍限制于根据历史数据进行估算,编制的预算实用性不大,导致在预算的编制和执行过程中出现了偏差,不能真实准确的对于存货成本控制做出事前性的指导。第三,预算没用落实到每一个部门。企业存货预算涉及到的不仅仅是财务部门,还有销售部门、生管部门、采购部门、物流部门等等,每个部门只有各司其职,并进行统一汇总才能提高预算的准确性。

  2.存货采购的重复估价方法不合理。

  FB 公司会计核算制度中规定,在 SAP 系统中进行辅料核算时,对于没有采购发票的材料入库单时,企业采用暂时估算价值入账,次月将红字发票冲回。但如果下一个月结账仍然没有收到与上月对应的红字单据的发票,需要再次估价,这样重复估价容易造成成本核算不准确。在大型制造业中,有些企业因为经营不善资金周转不开导致无法支付欠款,更严重的是,很多供应商将企业能否支付前期欠款或者清账,作为是否给对方开具发票的先决条件,这些都变成了采购发票久久不能被寄送过来的原因。此种方式易产生存货成本不准确,财务人员的重复工作易出现也会增加舞弊风险。

  3.在产品与产成品的成本划分不准确。

  FB 公司财务部没有很好的采用约当产量法将生产成本在在产品与产成品之间进行分配。两者的划分不够明确,这样对存货成本的估计就不够准确。正常情况,每月生产管理部、财务部共同确定产品的完工程度并填制在产品完工程度表,计算完各自的成本之后,完工产成品又生产成本结转到库存商品当中,从而计算出销售出库的产品成本。

  3.5 企业存货在信息的沟通与交流中存在的问题分析。

  3.5.1 ERP 信息管理系统二次开发不及时。

  FB 公司近期将之前现有的 MRPII 系统改为 SAP 系统,虽然工程维护管理员已经将公司的整体参数录入新系统里,但由于新产品的不断开发,结算部分存在很多未结算未查明原因的呆账,导致现行操作仍有不能顺利录入的情况。除了徒增职员的工作量之外,还易出现由于效率降低导致的客户延期付款等严重情况。

  企业应及时对 ERP 系统进行二次更新与维护,以免造成账实不符等情况,对存货的成本与未来预算造成不利影响。

  3.5.2 存货信息共享失效。

  FB 公司现虽然已引入新的 SAP 系统,并已有效地将存货的实物流与价值流相结合,但是对于公司各部门之间而言,由于权限设置的局限性,导致没有一套程序能够共享真实可靠的存货信息,使之在工作中经常出现因信息不对称而导致的衔接不畅问题。领导层也无法第一时间根据实际生产情况做出决策。究其原因是企业对于存货信息管理系统的开发程度较低,没有根据市场的需求及时更新换代,也没有根据需要开发出新的子项目和分析管理的相关程序,导致了信息共享不畅。

  3.6 企业存货在监控中存在的问题分析与影响。

  企业监控系统的主要活动包括:持续监督、个别评估以及陈诉缺陷。FB 公司对存货的数量和价值除了进行持续监督控制工作外,应按照存货的种类,存货价值的不同进行分类控制,即进行个别评估。在特定的时间段对特定的存货以及相关的业务流程进行自查检测,并制定缺陷陈诉,及时向管理层反馈评估结果并进行陈诉分析。

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